C’est à l’occasion des 10 ans de ce logiciel que je voulais vous le présenter aujourd’hui la suite ONLYOFFICE. Cette suite inclut des logiciels de bureautique standard ainsi que des puissants outils de communication et de travail collaboratifs adaptés à l’usage personnel mais surtout à l’entreprise. C’est une solution très complète que beaucoup devraient considérer…

Le bureau ONLYOFFICE

Le centre névralgique d’ONLYOFFICE est sa suite bureautique. Le logiciel propose en effet en plus d’un espace de stockage en ligne conséquent, un éditeur de texte, un tableur dynamique, un éditeur de présentation (diaporama).

Ces 3 outils, ont un design très moderne et fluide, très proche des leaders en la matière, mais qui s’adapte cependant très parfaitement à l’environnement internet en entreprise. Lorsque vous arrivez sur la page d’accueil du bureau ONLYOFFICE, vous pouvez aussi bien créer un document, créer un nouveau dossier et ainsi organiser vos fichiers de façon fonctionnelle et simplifiée.

Mais il serait incorrect de réduire ONLYOFFICE à sa simple suite bureautique : en effet, le logiciel aussi des solutions de communication et de collaboration en entreprise plus que performant, innovant.

La collaboration et le partage en ligne au sein d’une équipe sont les éléments caractéristiques donnent les offices dont l’architecture a été pensé en cette voie.

L’édition de documents avec ONLYOFFICE

La simplicité et la performance de l’éditeur de documents d’ONLYOFFICE en fait un outil universel, à la fois pour le particulier comme pour le professionnel.

Vous pouvez créer un nouveau document ONLYOFFICE, en vous rendant sur le bureau, puis en cliquant sur créer : document.

Vous remarquerez spontanément que ONLYOFFICE a opté pour l’organisation en ruban de son éditeur de texte (ce qui est aussi le cas pour son tableur et son éditeur de présentation). Cet affichage moderne, aujourd’hui entré dans la norme des suites bureautiques modernes, permet une navigation fluide et intuitive. J’apprécie tout particulièrement que ONLYOFFICE ne présente qu’un nombre réduit d’onglets , évitant ainsi de se perdre dans les catégories de fonctionnalités comme c’est parfois le cas avec d’autres éditeurs de texte pourtant leader.

L’éditeur de texte ONLYOFFICE, propose la prise en charge de documents au format OOXML, et réponds  aux besoins courant d’édition :

• Personnalisation du style et de la police
• Mise en forme des textes, organisation des paragraphes, organisation des pages, en-tête, pied de page et lettrine
• Insertion d’objet : tableau, graphique, formes, images, équations
• Des outils de vérification : orthographe, grammaire, …
• Ajout de modules complémentaires : si certaines fonctions dont vous avez besoin sont cependant absentes d’ONLYOFFICE, vous pouvez y ajouter un module complémentaire parmi un catalogue regroupant une prolifération d’extensions.

Bien évidemment et comme je l’ai évoqué précédemment, only office est avant tout un outil pour collaborer. Ainsi, le logiciel propose directement intégrer à son éditeur, plusieurs outils permettant la coédition et le partage de document. Parmi eux, je retiens la possibilité d’accorder des permissions d’accès flexible à vos collaborateurs afin qu’ils puissent accéder au document soit de façon complète, en lecture seule, en commentaire, ou en remplissage de formulaire. J’ai aussi apprécié les deux modes de coédition : vous avez en effet le choix d’un mode rapide où les changements faits par vos collaborateurs s’affiche en temps réel ou alors d’un mode strict ou le paragraphe modifié par votre collaborateur reste verrouillée jusqu’à ce que ce dernier termine.

 

ONLYOFFICE intègre aussi à son éditeur des modes de chat intégré permettant une meilleure communication au sein de l’équipe ; cela s’ajoute à un système de commentaires et de mention permettant déjà une communication et un échange très dynamique. Le module révision et suivi des modifications vous permet de tracer l’ensemble des actions effectuées par vos collaborateurs. Ces derniers peuvent accéder aux documents même s’ils ne sont pas clients d’ONLYOFFICE via le partage externe par lien.

Acquérir et déployer ONLYOFFICE pour votre entreprise

Deux modes de fonctionnement s’offrent à vous pour commencer à utiliser ONLYOFFICE :

Utilisez ONLYOFFICE directement sur leurs serveurs

Vous n’avez alors aucune installation à faire. Une fois inscrit, vous obtiendrez une adresse qui vous sera  propre et permettra à vos employés de vous connecter. C’est la solution la plus simple et certainement la plus sécuritaire.

Utilisez ONLYOFFICE en mode auto-hébergé

Vous installez vous-même ONLYOFFICE sur les serveurs de votre entreprise. La version auto-hébergée est conçue pour les entreprises avec l’infrastructure IT et l’équipe qui est responsable de sa maintenance. Déployée en mode SaaS, ONLYOFFICE assure un hébergement fiable dans un cloud public.

ONLYOFFICE s’intègre à vos autres plateforme cloud

 

Un autre mot-clé pour décrire l’office, serait intégration. En effet ce dernier propose de connecter l’ensemble des services courants de cloud, Vous permettant ainsi de vous concentrer exclusivement sur ce dernier.

Pour connecter un autre service de stockage, cliquez simplement sur « Ajouter un compte » puis sur le compte que vous voulez ajouter.

Les outils de l’entreprise

ONLYOFFICE est avant tout un outil efficace de gestion de l’entreprise qui fournira à l’entrepreneur l’ensemble des outils dont il a besoin dans son activité quotidienne. Il devient très vite le centre névralgique de la gestion de l’entreprise sur le plan informatique. En effet, il regroupe un certain nombre d’outils indispensable à la vie de l’entreprise. Il permet à ces utilisateurs d’avoir tous leurs outils sous la main dans une même interface.

Agrégateur de mail et serveur de mail

ONLYOFFICE vous propose de regrouper vos différentes boîtes mail en une seule interface et en un seul logiciel simple d’utilisation et extrêmement performant. J’apprécie tout particulièrement la fluidité et la simplicité d’utilisation de ce dernier. Ainsi tous vos collaborateurs, même les moins à l’aise avec l’informatique seront à même d’utiliser votre Webmail car son interface est plus simple que certains leaders du marché.

Gestion des projets

L’outil de gestion de projet de ONLYOFFICE, inclut toutes les grandes fonctionnalités qu’on retrouve dans un bon gestionnaire de projet. Parmi les plus importantes, on retrouve un système intelligent de hiérarchisation de projets et l’indispensable diagramme de gantt. J’ai aussi beaucoup apprécié les outils de partage et affectations de tâches ainsi que de gestion de ces dernières dans la durée. Le logiciel de gestion de projet d’ONLYOFFICE a d’ailleurs été récompensé à plusieurs reprises pour sa qualité.

CRM intégré

La gestion de la relation client et peut être la tâche la plus importante de toute entreprise mais aussi la plus fastidieuse, qui si elle est mal réalisée peut entraîner de graves conséquences sur la prospérité de cette dernière. Avoir un outil de CRM compétent et efficace et donc indispensable de nos jours.

Calendrier

L’outil de calendrier est fidèle au reste de la suite : il a été conçu pour allier intégration et partage. Ainsi, vous avez la possibilité de partager avec vos collaborateurs différents agenda et également d’importer un agenda de d’autres services (Google agenda, Outlook, …).

Outils de communication interne

Aujourd’hui, les outils de chat interne à l’entreprise sont devenus la norme. Encore une fois, c’est un gros avantage que de retrouver cette application au sein de la suite et ne pas avoir à contraindre vos employés à utiliser une énième autre application spécifique.

Vous apprécierez très certainement la qualité du graphisme de ce système de communication ainsi que sa fluidité, permettant des échanges rapides garantissant une bonne communication d’équipe.

Le système de communication interne n’est pas seulement un chat, mais inclus une série de fonctionnalités tels que la publication d’articles de blog entre collaborateurs, La création de sondages et de forum. Tout cela dans une interface dynamique et parfaitement intégrée.

Vous l’aurez compris, ONLYOFFICE est une suite très complète notamment pour l’usage de l’entreprise. J’aime énormément le fait que tous les outils nécessaires à la gestion entrepreneuriale au quotidien se retrouve au sein de cette même suite point plus besoin pour l’entrepreneur d’avoir des abonnements sur des dizaines d’applications différentes pour chaque tâche : ici ONLYOFFICE est votre environnement informatique unique.

L’intérêt de n’avoir qu’un seul service pour toutes vos applications et aussi que ces derniers communiquent entre eux. Par exemple, vous pouvez très bien associer un mail reçu à une tâche de l’agenda ou un document créé dans l’éditeur de texte à un billet de blog sur l’appli de communication Interne.

Pour l’avoir utilisé plusieurs semaines, cet écosystème Inter-communicant est très appréciable et apprécié par les salariés qui ont un vrai sentiment d’unité dans leur environnement informatique.

J’ai trouvé ce tableau publié sur le site d’ONLYOFFICE particulièrement intéressant et mettant bien en évidence l’intérêt d’avoir un logiciel regroupant toutes les applications. Le premier argument est certainement économique, mais vous vous rendrez compte que votre efficacité au quotidien n’en sera également qu’améliorée :

ONLYOFFICE et le COVID

Afin d’aider les entrepreneurs à faire leur transition Au télétravail dans cette période de post-covid, ONLYOFFICE a décidé de prolonger l’essai gratuit à 180 jours. Cela peut permettre à certaines entreprises de deployer très rapidement cette solution afin de répondre aux besoins de mise en place de télétravail qu’implique la situation sanitaire. Vous pouvez profiter de cette offre d’essai prolongé à cette adresse : https://www.ONLYOFFICE.com/fr/registration.aspx